Assistant(e) de Direction

Descriptif du poste

Assiste la direction générale :

• Assure l’accueil physique et téléphonique du DG ; reçoit, filtre et gère les sollicitations internes et externes auprès de la direction générale, en donnant la suite appropriée à la nature et à l’urgence

• Assiste l’organisation de déplacements du DG, selon les besoins

• Assiste l’organisation de rendez-vous internes ou externes

• Produit des courriers et présentations ou y contribue (relecture, mise en forme)

• Assiste l’organisation des instances de gouvernance et des instances de pilotage interne

• Force de proposition et contributrice sur les sujets de communication interne

• Gestion de documents (transmission, impression, renseignement, signature…) de nature diverses (contrats, factures…), en assurant un traitement adapté à leur caractère urgent, confidentiel ou sensible

Coordonne la gestion de site de Strasbourg :

• Force de proposition pour tout sujet lié à la gestion des locaux et à la vie du site : aménagements, règles de vie

• Pilote les éventuels réaménagements de locaux

• Gère la relation aux interlocuteurs en lien avec les locaux et les équipements : copropriété, prestataires, « voisins »…

• Gère l’approvisionnement collectif et les modalités d’approvisionnement individuel aux fournitures diverses (fournitures de bureau et consommables divers)

• Communique et se coordonne avec le service SI pour la gestion des équipements SI

• Met en place des mesures, communique, et alerte au besoin, pour assurer le respect des règles de vie sur le site, le bon usage des locaux et des équipements communs

• Mobilise, pour ce faire, les assistantes du site de Strasbourg pour

  • assurer une continuité de support et répondre aux besoins de présence  sur site

  • assurer le relais et le partage d’information aux équipes

Intervient en support à l’organisation des événements :

• Coordonne l’organisation des séminaires et réunions d’équipe

  • Met en place et suit le rétroplanning et la gestion des tâches

  • Force de proposition pour la construction du programme, sollicite la direction et les pôles pour décider, produire et nourrir le contenu

  • Prend en charge l’organisation pratique et logistique

• Intervient en support de l’équipe événements pour le compte de la direction générale, soit, notamment, pour

  • la gestion de l’agenda de la direction générale,

  • la gestion des relations publiques, le suivi des personnalités et partenaires clé,

  • la mobilisation interne des équipes de l’agence pour la mise en production de l’événement

• Pour toutes ces missions, peut être amenée à solliciter les assistantes de l’agence, ou, avec l’accord de la direction générale, tout autre membre de l’équipe de l’agence.

Autres missions

• En fonction des actualités et de besoins de l’agence, peut intervenir en pilote ou en support de dossiers transversaux confiés par la direction générale

• Intervient en support aux réaménagements mobiliers sur les autres antennes